As of September 1, approximately 370,000 sociedades anónimas or S.A.’s (corporations) will be required to comply with the Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (Registry of Transparency and Final Beneficiaries), starting with entities with cedulas (identity card) ending in 0 and 1 first.

Corporate cedulas ending 2 and 3 must comply in October, 4 and 5 in November, 6 and 7 in December, 8 and 9 in January 2020.

However, as of September 1, 2019, all legal entities, if they choose, regardless of the last digit of their cedulas, may make their declaration in advance. As of 2020 the presentation must be made in April of each year, informed the Ministry of Finance.

Nogui Acosta, Deputy Minister of Revenue of the Treasury, explained that companies that fail to comply with this requirement will have to pay a fine that can range from three base salaries (¢1.3 million colones) to 100 base salaries (¢44.6 million colones).

This registration process is for all corporations that have business activities in the country. Corporations that are inactive must comply with the requirement to register as such, otherwise, they are exposed to the application of fines.

Acosta emphasized that corporations that are inactive can be deregistered and thus will not have to comply with the obligation and corporations that have their representatives abroad will have to hire a person in Costa Rica who has a digital signature to do the registration process in the shareholder registry.

The official Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) published by the Ministerio de Hacienda (in Spanish).

What is the shareholder registry?

The Transparency and Final Beneficiaries Registry is a digital platform by the Banco Central de Costa Rica (BCCR) – Central Bank. This institution will enable it on the Central Directo web portal.

The information provided by legal entities will create a large database that will reveal who are the shareholders and final beneficiaries who have substantive participation in the different companies that operate in the country.

The database and information will be in the custody of the BCCR and only the authorities of the General Directorate of Taxation (DGT) and the Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) – an agency akin to the DEA in the United States –  will have access to the information provided by legal entities.

The registry intends to obtain information to identify who are the shareholders and final beneficiaries of the shares in a company. The results will allow the Treasury to detect possible structures to evade the payment of taxes, and to the ICD, possible cases of money laundering from illicit activities such as drug trafficking.

The system developed by the Central Bank will automatically process the information provided by the representatives of legal entities. This software will combine the declarations and calculate the data of the participations and final beneficiaries of each company.

 

The full statement by Hacienda (In Spanish):

A partir del 1 de setiembre más de 370 mil personas jurídicas tendrán la obligación de cumplir con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), cuyo objetivo es reducir la evasión fiscal, permitir el intercambio de información de carácter fiscal con otros países con los que Costa Rica tenga convenios suscritos y combatir la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo.

Para la entrada en vigencia del RTBF el Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) cumplen con las directrices de seguridad establecidas por el Banco Central de Costa Rica, entidad que tiene la función de administrador del Registro y custodio de la información, aunque sin acceso a ésta.

Están obligados a suministrar información las personas y estructuras jurídicas, fideicomisos, organizaciones sin fines de lucro y administradores de recursos de terceros. El representante legal es el responsable de hacer el registro, para ello debe contar, necesariamente, con un certificado válido de firma digital para personas físicas. En caso de que el representante legal (designado por ley) no pueda realizar la declaración, éste podrá designar a un tercero ante un notario para que lo haga.

Para la primera etapa del registro, a partir del 1 de setiembre, las figuras jurídicas obligadas a cumplir son las siguientes:

Personas jurídicas Ingreso autorizado al RTBF
Sociedades Anónimas Presidente
Sociedades de Responsabilidad Limitada Gerente o Subgerente
Sociedad en Nombre Colectivo Administrador
Sociedades en Comandita Gerente
Sucursales de Sociedades Extranjeras Apoderado Generalísimo
Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada Gerente
Sociedades Civiles Administrador o Gerente

El suministro de esta información se realizará por etapas, primero la declaración deberán hacerla las personas jurídicas, de acuerdo con el último dígito de su cédula, según se detalla a continuación:

Último dígito de cédula jurídica Mes de presentación
0 y 1 Setiembre 2019
2 y 3 Octubre 2019
4 y 5 Noviembre 2019
6 y 7 Diciembre 2019
8 y 9 Enero 2020

No obstante, a partir del 1 setiembre del 2019, las personas jurídicas que así lo prefieran, independientemente del último dígito de su cédula, podrán hacer su declaración y enviarla anticipadamente. A partir del 2020 la presentación debe realizarse en el mes de abril de cada año.

El RTBF, conocido también como el registro de accionistas, incluye información de la identificación y localización de la persona jurídica, cantidad y valor del total de acciones, detalle de la propiedad de cada una de las acciones, beneficiarios finales, así como la información identificativa y de localización del representante legal o apoderado.

Los obligados podrán ingresar al portal transaccional del Banco Central de Costa Rica, Central Directo (www.centraldirecto.fi.cr), utilizando su firma digital. Desde ahí realizarán la declaración de sus accionistas y beneficiarios finales. El RTBF estará disponible las 24 horas del día, durante los 365 días del año.

Los datos tienen que actualizarse cada año, pero cuando algún accionista iguale o supere el 15% de participación con respecto al capital total de la persona o estructura jurídica, debe realizarse una declaración extraordinaria.

Aquellas personas jurídicas que se constituyan con posterioridad a la fecha de cumplimiento de la declaración ordinaria, presentarán esa declaración dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que completen el proceso de constitución en el Registro Nacional.

Incumplir la declaración en el RTBF conlleva una sanción económica que oscila entre ¢1.338.600 y ¢44.620.000, de acuerdo con lo establece el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

El Registro Nacional de la Propiedad validará en tiempo real si el solicitante del trámite notarial está en la lista de incumplidores del Registro de Transparencia, lo cual impediría la emisión de certificaciones de personería jurídica o inscribir documentos. Además, los notarios públicos tendrán que consignar en todos los documentos que emitan, que la persona está incumpliendo con esta Ley.

Datos del Registro Nacional indican que más de 162 mil representantes de estas personas jurídicas deben contar con un certificado de firma digital para hacer los trámites en el RTBF, no obstante, al 23 de agosto, 119 mil de esos representantes (más del 80% del total) aún no cuentan con ese requisito.

“En marzo de este año se publicó un transitorio para posponer a setiembre el inicio de este registro con el objetivo de garantizar la seguridad del sistema informático y de los recintos de las instituciones desde donde se tendrá acceso a la información que éste contiene. Hemos hecho todo lo necesario para cumplir en tiempo y forma los estándares y las certificaciones internacionales. Estamos preparados para recibir la información”, aseguró Nogui Acosta, viceministro de Ingresos de Hacienda.

El funcionario hizo un llamado a los contribuyentes para que cumplan bien y a tiempo, pues solo resta una semana y muchos aun no cuentan con el certificado de firma digital que autoriza el Banco Central, indispensable para atender esta obligación.

El desarrollo tecnológico, administración y custodia de este registro está a cargo del Banco Central de Costa Rica, que cuenta con la certificación internacional requerida sobre la seguridad del sistema y las condiciones adecuadas para su resguardo.

Eduardo Prado, gerente del Banco Central, explicó que en relación con el RTBF “existe garantía de que el sistema informático implementado cumple con las medidas de seguridad y trazabilidad de la información, de conformidad con los más altos estándares de confidencialidad aceptados internacionalmente, lo que permitió obtener la certificación requerida por la Ley”.

Además, la información contenida en este registro será utilizada, exclusivamente, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, y de la Unidad de Inteligencia Financiera del Instituto Costarricense sobre Drogas para atender los objetivos con el que fue creado.

“Estamos dando un gran paso en el país en materia del cumplimiento de los estándares internacionales de lucha contra el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo. Las organizaciones criminales buscan figuras opacas que permitan engañar al Sistema Financiero Nacional y a las autoridades que investigan los delitos, por ello la transparencia es un principio que desde el Grupo de Acción Financiera Internacional se promueve y que Costa Rica está en un severo compromiso de cumplimiento, no solo por una realidad frente a las manifestaciones delictivas que estamos palpando, sino por las sanciones que le pueden imponer al país y que afectan principalmente al sistema financiero, importadores, exportadores y a quienes utilizan estos servicios”, recalcó Guillermo Araya, director del ICD.

Como parte del proceso informativo, las instituciones han programado un ciclo de charlas abiertas a todo público en coordinación con varios colegios profesionales,  la primera de ellas se realizó este     de 19  agosto en el Colegio de Abogados, el 27 habrá otra en el Colegio  de Contadores  Privados y el viernes 30 de este mes en  el Colegio de Contadores Públicos.   Adicionalmente,  en la web: www.hacienda.go.cr, sobre el banner de avisos,  se habilitó un apartado denominado RTBF con información de interés.  Las consultas se pueden canalizar por el 2539 4000 o mediante el correo electrónico infoyasistencia@hacienda.go.cr .